Digital Events: Meetings und Netzwerktreffen leichter organisieren

Berlin (13.07.2021) –

Auf einer digitalen Veranstaltung zehn Tage lang über 450 virtuelle Meetings und parallellaufende Sessions mit internationalen Teilnehmern aus verschiedenen Zeitzonen erfolgreich zu organisieren – das ist der BEEFTEA group aus Berlin gelungen. Die Agentur für Digital Events entwickelte dafür ein neues Termin- und Networkingtool – den “MX3 – Meeting Matchmaker”.

“Eine der größten Herausforderungen digitaler Veranstaltungen ist es, den Teilnehmern zu ermöglichen, sich bereits vorab mit einer Vielzahl anderer Teilnehmer einzeln oder als Gruppe zu verabreden. Entweder zum virtuellen Dialog, Austausch oder Netzwerken. Bei größeren Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern bindet zudem die manuelle Bearbeitung der Terminanfragen- und Bestätigungen enorme Ressourcen auf Organisationsebene.”, sagt BEEFTEA group-Geschäftsführer Andreas Grunszky. “Der MX3-Meeting Matchmaker löst dieses Grundproblem auf effiziente Weise.”

Mit den gängigen Termin-Tools lassen sich entweder nur Termine zwischen zwei Personen (Prinzip One-to-One, z.B. Outlook) mit einem einzigen Terminvorschlag (Termingeber) vereinbaren oder zwischen einer Person (Termingeber) und einer großen Gruppe (Prinzip One-to-Many, z.B. Doodle). Das von BEEFTEA entwickelte neue MX3-Tool ermöglicht es nunmehr, dass

• sich auch mehrere Personen gleichzeitig mit weiteren Personen als Gruppe zu einem Termin verabreden (Prinzip Many-to-Many),
• allen Teilnehmern alle Terminverfügbarkeiten aller ausgewählten Teilnehmern zugängig gemacht werden und sich mehrere Personen als Gruppe zu einem Meeting verabreden können,
• auch durch unterschiedliche Zeitzonen der Teilnehmer das System die Uhrzeit des Termins in die jeweilige lokale Zeit des Teilnehmers umwandelt. Ein Aspekt, der insbesondere bei internationalen Konferenzen enorm wichtig ist.
• durch den Einsatz einer speziellen KI (Künstliche Intelligenz) das Tool die Such- und Biete-Funktionen, Terminwünsche und Kapazitäten von allen Personen abgleicht und automatisiert die gewünschten Termin-Matches erstellt.

Während die Einwahl-Links für Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams für jeden einzelnen virtuellen Termin bislang noch händisch erstellt und dem Termin hinzugefügt werden mussten, übernimmt der MX3-Meeting Matchmaker auch diese Arbeit. “Dadurch sparen Veranstalter viel Zeit und reduzieren eine erhebliche Fehlerquelle”, sagt Andreas Grunszky. Das Tool ist mit allen gängigen Videokonferenzsystemen verknüpfbar, es erstellt und verschickt selbständig die Meetinglinks für alle Matches. Dadurch erspart man sich auch eine separate und oft kostspielige virtuelle Eventplattform. Und eine Einbindung von MX-3 auf allen gängigen Eventplattformen ist auch möglich.

Der MX3-Matchmaker ist für virtuelle Messen, Konferenz- und internationalen Digital Events entwickelt worden, bei der sich mehrere Personen nach bestimmten Suchfunktionen (Suche-Biete) treffen möchten (Aussteller und Besucher). “Auch für die Organisation von Workshops und Networking Veranstaltungen lässt sich der Matchmaker gut einsetzen”, sagt Andreas Grunszky.

Erstmals eingesetzt wurde das neue Terminportal auf der IMC International Media Conference 2021 der IPS-Gruppe, Deutschlands größtem verlagsunabhängigem Pressevertrieb. Die IMC International Media Conference fand in diesem Jahr als Digital Event statt.

“Unser Terminportal war der Grundstein für den Erfolg dieses rein digitale Event”, sagt Andreas Grunszky. Während der zehntägigen Digitalveranstaltung der IPS-Gruppe, Deutschlands größtem Presse-Exporteur, konnten sich alle Teilnehmer in speziellen virtuellen Lounges treffen, austauschen und sich gegenseitig sehen. “Mit unserem Portal haben wir nicht nur ein Event der Verlagsbranche erfolgreich digital umgesetzt, sondern auch gezeigt, dass Deutschland beim Thema Digitalisierung ganz vorn mitspielen kann”, sagt Andreas Grunszky.

Die Agentur BEEFTEA group mit Sitz in Berlin, Köln und Hamburg veranstaltet seit 1998 Events für zahlreiche Großkunden und ist eine der führenden Agenturen für nationale und internationale Digital- und Live Veranstaltungen.
www.beeftea-group.de

BEEFTEA group GmbH,
Andreas Grunszky